Como funciona uma automação de marketing na prática

Uma automação de marketing funciona como uma sequência de regras do tipo “se acontecer isso, faça aquilo”. Um gatilho coloca o contato no fluxo, as ações enviam as mensagens, os tempos de espera definem o ritmo e as condições escolhem o próximo passo de acordo com o comportamento de cada pessoa. Depois de configurado, o fluxo roda sozinho, para cada contato, no momento certo.

Se você ainda está entendendo o conceito, vale começar por o que é automação de marketing. Aqui o foco é outro: abrir uma automação e mostrar como cada peça funciona na prática.

Resumo: as 5 peças de toda automação de marketing

Como funciona uma automação de marketing, peça por peça?

Toda automação, da mais simples à mais elaborada, é montada com as mesmas cinco peças. O que muda de um fluxo para outro é como elas são combinadas.

O que é o gatilho de uma automação?

O gatilho é o evento que coloca o contato no fluxo. Os mais comuns são datas, como a data de cadastro de um novo assinante ou cliente e a data de aniversário (no dia ou alguns dias antes), e a entrada em um segmento: sempre que um contato passa a cumprir as regras de uma segmentação, como ter comprado determinado produto, ele entra automaticamente no fluxo. Cada contato entra individualmente, no momento em que o gatilho acontece para ele, e por isso a mesma automação atende pessoas diferentes em momentos diferentes da jornada do cliente.

Quais ações uma automação executa?

As ações são as mensagens enviadas ao contato, como um e-mail ou uma mensagem de WhatsApp. Elas podem ser personalizadas com os dados de cada pessoa: um assunto configurado como “[nome], seu cupom chegou” chega para a Ana como “Ana, seu cupom chegou”. No WhatsApp, a mensagem parte de um modelo (template) de mensagem, que também pode receber dados como o nome do contato.

Para que serve o tempo de espera?

O tempo de espera define o ritmo do fluxo: quanto tempo o contato aguarda entre uma ação e a próxima. Além de um intervalo em horas ou dias, a espera pode ter um horário de envio, como “esperar 2 dias e enviar a partir das 8h”, para que a mensagem chegue em um momento em que o contato costuma estar atento. Também é possível impedir envios em determinados dias da semana.

Como funcionam as condições de uma automação?

A condição divide o fluxo em dois caminhos, “Sim” e “Não”. O caminho do “Sim” é definido por regras, que podem olhar para o comportamento do contato com as mensagens, como abrir o e-mail ou clicar em um link, ou para os dados do perfil, como ter um telefone cadastrado. As regras podem ser combinadas, exigindo que o contato atenda a todas ou a qualquer uma delas.

Um detalhe importante: o caminho do “Não” tem um tempo de espera. Quem não atende às regras segue pelo “Não” depois desse tempo. Em uma condição de comportamento, ele funciona como prazo: em “abriu o e-mail?” com espera de 2 dias, quem abre nesse período segue pelo “Sim” e quem não abre vai para o “Não” ao fim dos 2 dias. Em uma condição de perfil, como ter telefone cadastrado, a espera pode ser imediata.

Exemplo: depois de um e-mail com cupom, a condição verifica se o contato abriu a mensagem em até 2 dias. Quem abriu sai do fluxo. Quem não abriu passa por uma segunda condição: se tem telefone cadastrado, recebe um WhatsApp; se não tem, recebe um novo e-mail lembrando do cupom.

Quando o contato sai do fluxo?

O fim do fluxo encerra a participação do contato naquela automação. Ele é tão importante quanto o início: quem já atingiu o objetivo, como abrir a mensagem com o benefício, não precisa continuar recebendo lembretes.

Como funciona uma automação na prática: um fluxo de boas-vindas passo a passo

Para ver as cinco peças funcionando juntas, veja um fluxo de boas-vindas para novos clientes. O objetivo é apresentar a marca e estimular a próxima compra com um benefício.

Fluxo de boas-vindas para novos clientes, com cada peça da automação identificada.

Por que esse desenho funciona: o e-mail faz a apresentação, que pede conteúdo mais rico. O WhatsApp entra só para quem não abriu o e-mail com o benefício, como reforço. Quem não tem telefone também não fica sem resposta. E quem já abriu sai do fluxo, sem receber mensagens desnecessárias.

O mesmo raciocínio com outro objetivo

As peças são as mesmas, mas a combinação muda conforme o público. Em um fluxo de boas-vindas para assinantes, que ainda não compraram, o cupom pode vir logo no primeiro e-mail e as condições ficam mais curtas. A abertura é verificada em 2 horas. Para quem abriu, o fluxo verifica em 1 dia se houve clique e, se não houve, envia uma seleção especial de produtos. Para quem não abriu, entra o WhatsApp ou um e-mail lembrando do cupom.

De onde vêm os dados que acionam uma automação?

Da integração com a loja e da própria interação do contato com as mensagens. Cadastros, pedidos e produtos chegam pela integração com a plataforma de e-commerce e alimentam os gatilhos e os segmentos, que podem considerar dados como data do último pedido, produto ou categoria comprada, quantidade de pedidos e valor total em compras. Aberturas e cliques alimentam as condições de comportamento, e os dados do perfil, como o telefone, alimentam as condições de cadastro. É por isso que CRM e automação trabalham juntos: sem dados organizados, a automação não sabe quem deve receber o quê.

Como criar sua primeira automação de marketing?

1. Defina o objetivo: por exemplo, levar o novo cliente à próxima compra.
2. Escolha o gatilho: o evento que coloca o contato no fluxo, como o cadastro em uma lista.
3. Desenhe a sequência: quais mensagens serão enviadas e quanto tempo esperar entre elas.
4. Inclua condições: preveja um caminho para quem não interage, com outro canal ou outra abordagem.
5. Defina a saída: quem atingiu o objetivo deve sair do fluxo.
6. Revise e teste: confira textos, links e personalizações antes de ativar.
7. Acompanhe e ajuste: mude esperas, mensagens e condições conforme os resultados.

Começar por um modelo pronto encurta esse caminho, porque a estrutura já vem desenhada e só falta adaptar o conteúdo. Para ideias de fluxos, veja estes exemplos de automação de marketing.

Como saber se uma automação está funcionando?

Olhando para o resultado do fluxo como um todo e de cada mensagem dentro dele. Alguns indicadores ajudam:

• Receita e taxa de conversão do fluxo: mostram se a automação está cumprindo o objetivo de venda.
• Aberturas e cliques por mensagem: mostram em qual etapa o interesse cai. Uma mensagem com poucas aberturas pede ajuste no assunto ou no horário de envio.
• Receita e ticket médio por mensagem: mostram quais mensagens mais contribuem para as vendas.
• Descadastros: um aumento pode indicar mensagens demais ou pouco relevantes para quem está no fluxo.

Quais erros evitar ao montar uma automação?

• Fluxo sem saída: quem já comprou ou já interagiu continua recebendo mensagens que não fazem mais sentido.
• Nenhum caminho para quem não interage: sem condições, quem não abre o e-mail simplesmente se perde.
• Mesma espera para tudo: o intervalo certo depende do objetivo; um cupom pede checagens mais curtas do que uma apresentação de marca.
• Depender de um único canal: e-mail e WhatsApp se complementam dentro do mesmo fluxo.
• Ativar sem testar: um link quebrado ou uma personalização vazia compromete todas as mensagens enviadas.

Como a Flowbiz ajuda a criar automações de marketing

A Flowbiz (antiga Mailbiz) é uma plataforma brasileira de CRM de marketing e automação multicanal para e-commerce, parte do Ecossistema Sankhya. Na área de Jornadas, é possível criar um fluxo do zero ou partir de objetivos prontos: aniversário, boas-vindas, reativação, recompra e melhores clientes. Além dos fluxos, a área de Jornadas reúne jornadas específicas de carrinho abandonado e de envio em massa por WhatsApp.

Cada objetivo traz modelos de fluxo prontos para editar. Em boas-vindas, por exemplo, há um modelo só com e-mail para assinantes e dois modelos que combinam e-mail e WhatsApp, um para assinantes e outro para clientes, que é o fluxo mostrado neste artigo. No editor visual, os fluxos são montados com as mesmas peças explicadas aqui: o início do fluxo, baseado na data de cadastro, na data de aniversário ou na entrada em um segmento; o envio de e-mail e de WhatsApp; a espera; e a divisão do fluxo. Antes da ativação, a plataforma revisa se todas as etapas estão configuradas, e depois cada mensagem passa a mostrar suas estatísticas, como aberturas, cliques, receita e taxa de conversão.

Perguntas frequentes

Como funciona uma automação de marketing?

Um gatilho coloca o contato no fluxo, as ações enviam mensagens, os tempos de espera definem o intervalo entre elas e as condições escolhem o próximo passo conforme o comportamento ou os dados do contato. O fluxo termina quando o contato atinge o objetivo ou chega ao fim da sequência.

Qual a diferença entre gatilho e condição?

O gatilho decide quem entra no fluxo e quando. A condição decide o caminho que o contato segue depois de entrar, por exemplo, se abriu ou não um e-mail.

O que acontece com quem não abre o e-mail?

Depende de como o fluxo foi desenhado. Com uma condição de abertura, quem não abre dentro do prazo segue pelo caminho “Não” e pode receber a mensagem por outro canal, como o WhatsApp, ou um novo e-mail.

Quanto tempo esperar entre uma mensagem e outra?

Depende do objetivo. Em uma apresentação de marca, intervalos de alguns dias funcionam bem; em um fluxo com cupom, a checagem pode ser feita em poucas horas. O ideal é acompanhar os resultados e ajustar.

Preciso criar as automações do zero?

Não. É possível partir de modelos prontos por objetivo, como boas-vindas e aniversário, e adaptar mensagens, esperas e condições à realidade da loja.

Dá para usar e-mail e WhatsApp na mesma automação?

Sim. Um uso comum é enviar o conteúdo principal por e-mail e usar o WhatsApp como reforço para quem não abriu a mensagem.